WonderPlanet Tech Blog

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Zoom Rooms を楽しく・便利に使うノウハウ大公開!

こんにちは、CTO村田です。前回に引き続き Zoom についてです。
今回は、Zoom Rooms をもっと楽しく、便利に使う方法を公開したいと思います。

前回の Zoom に関する記事をご覧になられていない方は、ご一緒にどうぞ!

tech.wonderpla.net

その前に... Zoom Rooms 設定画面の基本的なこと

Zoom Rooms に関する設定は、「ルーム管理」メニューより行います。
その中でも主に使うのは「Zoom Rooms」です。「カレンダー統合」は一度設定すれば、あまり触る事は無いと思います。

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そして Zoom Rooms の設定は、全体に反映する設定と、ルームごとの設定があります。

■ 全体に反映する設定

アカウント名の隣にある「アカウント設定」リンクから設定します。

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■ ルームごとの設定

「ルーム」タブ内のルーム一覧より、設定したいルームの「編集」ボタンから設定します。

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■ 表示言語の変更

設定画面も複数言語に対応し、今では日本語での表示が可能です。
とは言っても、ちょっと日本語がおかし箇所もあり、んんん??? となることも稀に...
そういう時は、 English にして確認した方が良いと思います。難しい英語もないので、個人的には English の方がオススメです。

言語切り換えは、画面右下にいつもあります。

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それでは、楽しく・便利になる方法を紹介していきます!!
 

ディスプレイの背景画像を変えたい

■ 目的
  • デフォルトの背景画像から別の画像に変えたい。
  • Zoom Rooms のディスプレイを見るだけで、どこの部屋なのか分かりたい。
■ 方法

ワンダープラネットでは、どの会議室なのかディスプレイを見ただけで分かるように背景画像を設定しております。

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ルーム編集の「ルームの設定」に「Zoom Roomsの背景画像」という項目があります。

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どのような画像を受け付けるかは、要件のところに記載されております。

また「ルームの設定」を見ていると、「ルームアバター」の設定もあります。

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こちらもぜひ併せて設定しましょう!
例えば Zoom Client 内の Zoom Rooms にアバターが表示されたりと、随所でルーム名と併せてアバターが表示されるようになります。

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ルームの Meeting ID を分かりやすい ID に固定にしたい

■ 目的
  • Meeting ID がコロコロ変わると、ホストルームに入る際にどの Meeting ID で入れば良いか分からない。
  • ランダムな数列の ID は覚えづらい。
■ 方法

ワンダープラネットでは、ある命名規則に則って、各ルームに Meeting ID を設定しております。
ちなみにMeeting ID は、10桁*1の数値 例)123-456-7890 です。 Meeting ID から 例)https://zoom.us/j/1234567890 というURLが発行され、このURLにアクセスするだけでミーティングに入ることもできます。

ただ、命名規則に則って Meeting ID を設定しているとは言え、なかなか覚えるのは厳しいです。
ワンダープラネットでは、Slack コマンドで呼び出せるようにしております。

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それでは、Meeting IDの設定と、必ずルームに割り当てた Meeting ID を使う方法です。

ルーム編集の「ルームの設定」に「ルームミーティングID」という項目があります。
こちらに希望の Meeting ID を入力します。

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「インスタントミーティングにパーソナルミーティングIDを使用する」にチェックを入れておくと、設定したルームミーティングIDでオンライン会議を開始します。

もっと楽に画面共有をしたい!

■ 目的
  • 画面共有するのに、Zoom Client を立ち上げるのすら面倒です。
  • HDMIケーブルを挿さずに、会議室のディスプレイに映したい。
■ 方法

Zoom Rooms の AirPlay *2機能を活用します。

前回、Zoom Rooms 用の機材として Mac mini を使っていると書きましたが、その理由がコレです!
Zoom Rooms は macOS と組み合わせることで、なんと AirPlay が使えるようになります*3。もうメチャクチャ便利です!!

AirPlay 機能を使うには、Zoom Rooms 用の機材として macOS 搭載の PC を用意するだけです。

では、AirPlayの使い方を見ていきましょう。

その1.macOS からの AirPlay

AirPlayのアイコンをクリックすると、Zoom Rooms のルームがずらっと並びます。今いる会議室を選択します。

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そうすると、Zoom Roomsのディスプレイに4桁の数値が現れます。

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PCにもパスワードを入力するダイアログが表示されますので入力します。

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たったこれだけです!

Zoom Rooms を使ったオンライン会議中であれば、相手にも共有されます。
Zoom Rooms でオンライン会議をしていない時でも AirPlay 可能です。ということは、HDMIなどのケーブルが無くても会議室のディスプレイに表示ができる!ということですね。

macOSの場合は、AirPlay 先を拡張ディスプレイとして扱えます。
PowerPoint や Keynote で作成したプレゼン資料を、ノートを見ながら説明することができます。Zoom Client で画面共有した時は違うところですね。

その2.iOS からの AirPlay

iOS のコントロールセンターから「画面ミラーリング」を選択します。

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AirPlay の一覧に Zoom Rooms のルームが並びますので、会議室を選択します。

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あとは macOS 同様、パスワードを入力ダイアログが表示されますので、ディスプレイに表示されたパスワードを入力します。

サウンドもちゃんと出力され、ゲームではよく見られる激しいエフェクトも遅延無く出力されます。
Zoom Client を経由するよりも軽いのでオススメです。

その3.上記以外からの AirPlay

Windows や Android から AirPlay をする方法を探してみましたが...
Windows の AirMyPC を使う方法しか、今のところ見つかっていないです。

他の AirPlay を実現するツールでは、接続はできるのですが真っ黒な四角が表示されるだけでした。画面共有はできず...

Zoom Rooms の異常を早く検知したい!

■ 目的
  • コントローラーとして使うタブレットがネットワークから切断されたり、バッテリーが無くなったりしている。
  • Zoom Rooms に接続されているスピーカーを外すのは良いけど、元に戻さず外されたままになっている。
  • このような状況になった時、早急に対応できるようにアラートをキャッチしたい。

運用していると Zoom Rooms が使えなくなるような状態が発生してきます...

■ 方法

アラートの設定ができますが、通知先に設定できるのは メールのみ です。
しかし、Slack には Slack でメールを受信する 機能があります。

これらを組み合わせることで、あまりメールを見ない方でも 簡単に Slack で通知を受け取ることができます。

それでは設定していきましょう。

1.ワークスペースにメールアプリを連携させる

Slack の App ディレクトリにアクセスして、 メール アプリを検索します。 email で検索すると最初の方に表示されます。

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「Add Configuration」より、通知するチャンネルを選択してメールアプリを追加します。

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そうすると、通知用のメールアドレスが発行されます。

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2.Zoom Rooms のアラートを有効にし、通知先を設定する

今回は、Zoom Rooms の設定でも「アカウント設定」から行います。
アカウント設定へ遷移すると、「アラートの設定」タブがあります。

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あとは、自分が把握したいアラート状況を設定し、最後に通知先メールアドレスとして、Slackで発行したメールアドレスを設定します。

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設定した異常状態になると、このように Slack に通知が飛んできます。

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これで、わざわざメールを開かなくても、Slackで状況を把握できますね!

■ 注意事項

Slack のメールアプリ追加は、有料プランでしか使えません。
無料プランで同様のことを行いたい場合は、転送用のメールアドレスを発行し、通知したい人数分登録しましょう。

次の会議が迫っていることを通知したい!

■ 目的
  • 会議室を使っている人が時間通りに会議を終わってくれない。
  • コントローラーにスケジュールが表示したい。
■ 方法

カレンダー統合機能を使います。

Zoom Rooms は、今のところ

  • Googleカレンダー
  • Office 365
  • Exchange

と連携できます。

ワンダープラネットでは G Suite を使っているため、今回は Googleカレンダーを使って説明します。

1.G Suite 側で連携専用のアカウントを発行する

連携専用のアカウントを発行します。社員の誰かのアカウントで連携してしまうと、見えてはマズイものが連携されますので止めましょう ^^;

アカウントを作成したら、そのアカウントからカレンダーのリソースを参照できるようにする必要があります。

2.連携専用アカウントでリソースを参照する

連携専用アカウントで G Suite にログインし、Googleカレンダーを開きます。

カレンダー設定 から「カレンダー」タブを開きます。 他のカレンダーのところに、「おすすめのカレンダーを検索 >>」をクリックします。

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おすすめカレンダーの中で「その他」タブをクリックします。

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この中に入ると、 xxxx のリソース という項目がありますので、クリックすると全リソースが表示されますので、必要なリソースを登録します。

G Suite での設定は以上です。
ここからは、Zoom Rooms での設定となります。

3.Zoom Rooms にカレンダーサービスを追加する

Zoom Rooms の設定メニューより「カレンダー統合」を選択します。
「Googleカレンダー」を選択すると、どのGoogleアカウントで連携するか聞いてきますので、先ほど作成した連携専用Googleアカウントで連携します。
成功するとこのような感じで、表示されます。(追加したては割り当て数はゼロですね)

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4.Zoom Rooms のカレンダーに設定する

ルーム編集の「ルームの設定」に「カレンダー(オプション)」という項目があります。
カレンダーサービスを設定すると、リソース一覧が表示されますので、連携したいリソースを設定します。

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5.通知するように設定する

ルーム編集の「ミーティング設定」タブに「次のミーティング警告」という項目があります。

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こちらを有効にします。

設定は以上です!!

あとは Zoom Rooms を使っている際に次の会議の10分前になると、ディスプレイ上部に以下のメッセージが表示されます。(邪魔にならないように数秒で消えます)

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会議室については、Zoom Rooms よりも便利なサービスを使って管理しております。
このサービスについては、改めて紹介させていただきます。

■ 注意事項

この設定を行うと、コントローラーの Meeting List にも表示されます。
限定公開の場合は予定の名称は伏せられますが、一般公開の場合はそのまま表示されますので、登録の際は注意してください。

まとめ

今回掲載した方法の中には、最近になって実現できるようになったものもあります。

ちなみに、社内で一番反応が良かったのは、AirPlay機能です。
Mac、そして iPhone が多いので、AirPlay はとても便利です!

Zoom Rooms は進化し続け、ますます便利になってきております。
新たな発見があり次第、また公開したいと思います。